Regelkonforme Spitalabrechnung

Am Kantonsspital Baselland (KSBL) hat Octopus seit März 2026 bereits mehr als 2,5 Millionen ambulante Leistungen verarbeitet – täglich kommen rund 12.000 weitere Leistungen hinzu. Rund 90–95 % der Tarifsitzungen werden automatisch bearbeitet. Dies unterstützt eine frühere Abrechnung, reduziert manuelle Aufwände und ermöglicht eine regelkonforme Verarbeitung unter dem neuen Schweizer ambulanten Tarifregime.

Mit der Einführung von TARDOC und ambulanten Pauschalen musste das KSBL etablierte Abrechnungsprozesse an eine neue und deutlich komplexere Tariflogik anpassen. Manuelle Workarounds hätten den administrativen Aufwand erhöht, die Abrechnung verzögert und Compliance-Risiken geschaffen. Das KSBL benötigte daher eine robuste, auditierbare und produktionsreife Lösung, die hohe Leistungsvolumina verarbeiten kann und gleichzeitig die Kontinuität der Abrechnung, operative Kontrolle und regulatorische Konformität während der Tarifumstellung unterstützt.

d-fine Schweiz implementierte Octopus als Zwischensystem zwischen den klinischen Quellsystemen und dem Abrechnungssystem. Die Lösung ermöglicht automatisierte Gruppierung, ICD-10-Validierung, Vergabe von Tarifsitzungs-IDs sowie den Export abrechnungsbereiter Tarifsitzungen.

STEFAN BEYELER – EXTERNER BERATER & IMPLEMENTIERUNGSVERANTWORTLICHER (KSBL)

Octopus hat es uns ermöglicht, die ambulante Abrechnung mit TARDOC und ambulanten Pauschalen ohne Unterbruch spürbar früher aufzunehmen als viele Spitäler mit vergleichbarer Umstellung. Die Verarbeitung der Leistungsdaten und die Prüfung der durch die Ärzteschaft erfassten ICD-10 Diagnosen ist heute ein transparenter und nachvollziehbarer Ablauf - wir sehen jederzeit, wo ein Fall steht und warum.

Am Kantonsspital Baselland (KSBL) konsolidiert Octopus ambulante Leistungsdaten aus acht Quellsystemen zu tarifrelevanten Patientenkontakten. Rund 17 % der Tarifsitzungen enthalten Leistungen aus mehr als einem Quellsystem, und 37 % erhalten Leistungen aus mehreren Dateien, die an unterschiedlichen Daten übermittelt wurden.
Octopus wendet regelbasierte Gruppierungslogik an, um diese Eingaben zusammenzuführen und tarifkonforme Sitzungen für den Abrechnungsexport vorzubereiten.

Ambulante Leistungen werden häufig in mehreren klinischen, fachbereichsspezifischen und administrativen Systemen dokumentiert. Unter dem neuen Tarifregime müssen diese Leistungen vor der Abrechnung zu einem tarifrelevanten Patientenkontakt zusammengeführt werden – auch wenn sie aus unterschiedlichen Systemen stammen oder zeitversetzt eingehen. Eine manuelle Konsolidierung erhöht den Arbeitsaufwand, verzögert die Abrechnung und schafft Risiken für Importfehler oder Compliance-Lücken.

Für das KSBL schafft Octopus Vertrauen, dass zusammengehörige ambulante Leistungen konsistent dem korrekten tarifrelevanten Patientenkontakt zugeordnet werden – unabhängig vom ursprünglichen Quellsystem oder dem Zeitpunkt der Datenübermittlung. Dadurch entsteht eine verlässliche Verbindung zwischen klinischer Dokumentation und Abrechnung, die manuelle Aufwände reduziert und eine stabile, tarifkonforme Verarbeitung hoher Volumina unterstützt.

Octopus validiert ICD-10-Codes im Rahmen der Abrechnungsvorbereitung automatisch für alle relevanten Tarifsitzungen. Am KSBL erfordern mehrere Szenarien zusätzliche Validierungslogik: Rund 3% der Tarifsitzungen sind ambulanten Pauschalen zugeordnet und damit besonders sensitiv gegenüber ICD-10-Kodierungsfehlern; rund 9% erfordern eine Validierung gegen Leistungen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten archiviert wurden; und rund 28% benötigen Prüfungen, um die Konsistenz der ICD-10-Codes über mehrere Tarifsitzungen am selben Tag hinweg sicherzustellen. Diese Kategorien können sich überschneiden. Alle Prüfungen erfolgen automatisch. Nur Fälle mit Inkonsistenzen, fehlenden Informationen oder fachlichem Beurteilungsbedarf werden zur Prüfung durch Nutzerinnen und Nutzer markiert – aktuell rund 5–10% der Tarifsitzungen.

Die neue Schweizer ambulante Tariflandschaft macht vollständige, konsistente und korrekt zugeordnete ICD-10-Diagnosen zu einer zentralen Voraussetzung für eine regelkonforme Abrechnung. Fehlende oder fehlerhafte ICD-10-Codes können zu Klärungsschleifen, Abrechnungsverzögerungen und Compliance-Risiken führen. Spitäler benötigen daher einen kontrollierten Prozess, der Diagnoseinformationen frühzeitig validiert, prüfbedürftige Sitzungen markiert und vor dem Abrechnungsexport nachvollziehbare Begründungen bereitstellt.

Für das KSBL schafft Octopus Vertrauen, dass ICD-10-Informationen über tarifrelevante Sitzungen hinweg konsistent validiert werden – einschliesslich Fällen mit archivierten Leistungen oder erhöhter Sensitivität unter der Logik ambulanter Pauschalen. Erklärungen helfen Nutzerinnen und Nutzern zu verstehen, warum eine Sitzung Aufmerksamkeit erfordert, und unterstützen gezielte Korrekturen direkt im Workflow.

100% der von Octopus verarbeiteten Daten durchlaufen das integrierte Interne Kontrollsystem (IKS). Die IKS-Ergebnisse werden täglich durch das Spital geprüft, sodass potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und bei Bedarf zeitnah korrigiert werden können. Die On-Premise-Implementierung und der durch das Spital kontrollierte Datenbankzugriff stellen sicher, dass sensible Daten innerhalb der eigenen Infrastruktur des KSBL und unter Kontrolle des Spitals verbleiben.

In hochvolumigen Abrechnungsprozessen benötigen Spitäler die Sicherheit, dass alle empfangenen Daten korrekt und vollständig verarbeitet sowie zuverlässig an das Abrechnungssystem übertragen werden. Gleichzeitig müssen sensible Patienten- und Abrechnungsdaten geschützt bleiben und unter der Kontrolle des Spitals stehen. Spitäler benötigen daher eine Lösung, die Automatisierung mit Transparenz, Auditierbarkeit, sicherem Betrieb und hoher Datensouveränität innerhalb der bestehenden IT-Landschaft verbindet.

Für das KSBL bietet das integrierte IKS eine tägliche Kontrolle über den Prozess der Abrechnungsvorbereitung und hilft zu verifizieren, dass Daten korrekt importiert, verarbeitet und exportiert werden. Der On-Premise-Betrieb ist zentral für die Wahrung der Datensouveränität, da sensible Patienten- und Abrechnungsdaten innerhalb der eigenen Infrastruktur des Spitals und unter dessen Kontrolle verbleiben.

Stefan Beyeler – Externer Berater & Implementierungsverantwortlicher (KSBL)

Das integrierte IKS gibt uns laufende Sicht auf den Datenfluss statt einer rückblickenden Betrachtung: Auffälligkeiten zeigen sich, solange sie noch korrigierbar sind – und nicht erst Wochen später im Abrechnungslauf. Damit können wir unsere Anforderungen an das Datenflussmanagement strukturiert belegen. Das On-Premise-Setup ist eine bewusste Entscheidung: Patientendaten bleiben in unserer eigenen Infrastruktur, womit operative Kontrolle und Datenhoheit klar beim Spital liegen.