Fatturazione Ospedaliera Conforme

Presso KSBL, Octopus ha già elaborato oltre 2,5 milioni di servizi ambulatoriali da marzo 2026, con circa 12.000 servizi aggiuntivi elaborati ogni giorno. Circa il 90-95% delle sedute tariffarie viene gestito automaticamente, favorendo una fatturazione più tempestiva, una riduzione dello sforzo manuale e un'elaborazione conforme nel nuovo regime tariffario ambulatoriale svizzero.

Con l'introduzione di TARDOC e dei forfait ambulatoriali, KSBL ha dovuto adattare i processi di fatturazione consolidati a una logica tariffaria nuova e significativamente più complessa. I servizi ambulatoriali provenienti da diversi sistemi sorgente dovevano essere consolidati in contatti paziente conformi alle tariffe. Le diagnosi ICD-10 dovevano essere validate, completate e assegnate correttamente, mentre gli ID di seduta e di riferimento dovevano essere generati in modo affidabile ai fini dell'importazione per la fatturazione. Le soluzioni manuali di ripiego avrebbero aumentato il carico amministrativo, ritardato la fatturazione e generato rischi di compliance. KSBL necessitava quindi di una soluzione solida, verificabile e pronta per la produzione, in grado di elaborare volumi elevati di servizi supportando al contempo la continuità della fatturazione, il controllo operativo e la conformità normativa durante la transizione tariffaria.

d-fine Switzerland ha implementato Octopus come sistema intermedio tra i sistemi clinici sorgente e il sistema di fatturazione, abilitando raggruppamento automatico, validazione ICD-10, assegnazione degli ID di seduta tariffaria ed esportazione di sedute tariffarie pronte per la fatturazione.

STEFAN BEYELER, EXTERNAL CONSULTANT & IMPLEMENTATION LEAD PRESSO KSBL

Octopus ci ha permesso di avviare la fatturazione ambulatoriale con TARDOC e i forfait ambulatoriali significativamente prima rispetto a molti ospedali alle prese con una transizione analoga, senza interrompere le nostre attività di fatturazione ospedaliera in corso. Oggi, l'elaborazione dei dati di servizio e la validazione delle diagnosi ICD-10 inserite dai medici sono processi trasparenti e tracciabili: possiamo verificare in qualsiasi momento a che punto si trova un caso e per quale motivo.

Presso KSBL, Octopus consolida i dati di servizio ambulatoriale provenienti da otto sistemi sorgente in contatti paziente rilevanti ai fini tariffari. Circa il 17% delle sedute tariffarie include servizi provenienti da più di un sistema sorgente. Per il 37% delle sedute, i servizi vengono ricevuti in più file inviati in date diverse. Octopus applica una logica di raggruppamento basata su regole per riunire questi input e preparare sedute conformi alle tariffe, pronte per l'esportazione ai fini della fatturazione.

I servizi ambulatoriali sono spesso documentati su più sistemi clinici, di reparto e amministrativi. Nel nuovo regime tariffario, questi servizi devono essere raggruppati in un unico contatto paziente rilevante ai fini tariffari prima della fatturazione, anche quando provengono da sistemi diversi o arrivano in momenti diversi. Il consolidamento manuale aumenta il carico di lavoro, ritarda la fatturazione e crea rischi di errori di importazione o di lacune nella compliance.

Per KSBL, Octopus offre la garanzia che i servizi ambulatoriali correlati vengano riuniti in modo coerente nel corretto contatto paziente rilevante ai fini tariffari, indipendentemente dal sistema sorgente di origine o dalla data di consegna dei dati. Questo crea un collegamento affidabile tra documentazione clinica e fatturazione, riducendo lo sforzo manuale e supportando un'elaborazione stabile e conforme alle tariffe anche su volumi elevati.
 

Octopus valida automaticamente i codici ICD-10 per tutte le sedute tariffarie rilevanti, come parte del processo di preparazione della fatturazione. Presso KSBL, diversi scenari richiedono una logica di validazione aggiuntiva: circa il 3% delle sedute tariffarie è assegnato a forfait ambulatoriali ed è quindi particolarmente sensibile alla codifica ICD-10; circa il 9% richiede una validazione rispetto a servizi archiviati in momenti diversi; e circa il 28% richiede controlli per garantire l'allineamento dei codici ICD-10 tra più sedute tariffarie svolte nello stesso giorno. Queste categorie possono sovrapporsi. Tutti i controlli vengono eseguiti automaticamente. Solo i casi con incongruenze, informazioni mancanti o necessità di valutazione professionale vengono segnalati per la revisione da parte dell'utente, attualmente circa il 5-10% delle sedute.

Il nuovo panorama tariffario ambulatoriale svizzero rende essenziale disporre di diagnosi ICD-10 complete, coerenti e correttamente assegnate ai fini di una fatturazione conforme. Codici ICD-10 mancanti o errati possono generare cicli di chiarimento, ritardi nella fatturazione e rischi di compliance. Gli ospedali necessitano quindi di un processo controllato che validi le informazioni diagnostiche fin dalle fasi iniziali, segnali le sedute che richiedono revisione e fornisca spiegazioni chiare prima dell'esportazione per la fatturazione.

Per KSBL, Octopus offre la garanzia che le informazioni ICD-10 vengano validate in modo coerente su tutte le sedute rilevanti ai fini tariffari, inclusi i casi con servizi archiviati o con maggiore sensibilità dovuta alla logica dei forfait ambulatoriali. Le segnalazioni spiegabili aiutano gli utenti a comprendere perché una seduta richiede attenzione e supportano una correzione mirata direttamente all'interno del workflow.

Tutti i dati elaborati da Octopus passano attraverso il sistema di controllo interno integrato (IKS). I risultati dell'IKS vengono esaminati quotidianamente dall'ospedale, consentendo l'individuazione tempestiva di eventuali problemi e una correzione puntuale laddove necessario. L'implementazione on-premise e l'accesso al database controllato dall'ospedale garantiscono che i dati sensibili rimangano all'interno dell'infrastruttura di KSBL e sotto il controllo dell'ospedale.

Nei processi di fatturazione ad alto volume, gli ospedali necessitano della certezza che tutti i dati ricevuti vengano elaborati in modo corretto, completo e trasferiti in modo affidabile al sistema di fatturazione. Allo stesso tempo, i dati sensibili di pazienti e fatturazione devono rimanere protetti e sotto il controllo dell'ospedale. Gli ospedali richiedono quindi una soluzione che combini automazione, trasparenza, verificabilità, gestione operativa sicura e una solida sovranità dei dati all'interno del panorama IT esistente.

Per KSBL, l'IKS integrato garantisce un controllo quotidiano sul workflow di preparazione della fatturazione e aiuta a verificare che i dati vengano importati, elaborati ed esportati correttamente. Il deployment on-premise è fondamentale per mantenere la sovranità dei dati, garantendo che i dati sensibili di pazienti e fatturazione restino all'interno dell'infrastruttura dell'ospedale e sotto il suo controllo.

STEFAN BEYELER, PROJECT MANAGER & CONSULTANT, IMPLEMENTATION LEAD PRESSO KSBL

Il sistema di controllo interno integrato ci offre una visibilità continua sul flusso dei dati, invece di fornire solo una visione retrospettiva. I potenziali problemi diventano visibili mentre è ancora possibile correggerli, non settimane dopo, durante il processo di fatturazione. Questo ci permette di documentare in modo strutturato i nostri requisiti di gestione del flusso dati. La configurazione on-premise è stata una scelta deliberata: i dati dei pazienti restano all'interno della nostra infrastruttura, garantendo che il controllo operativo e la sovranità dei dati rimangano chiaramente in capo all'ospedale.