Datenschutzhinweis Bewerbungsverfahren

1. Datenschutz bei d-fine
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. An dieser Stelle möchten wir Sie daher über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren. d-fine* verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere unter Berücksichtigung der EU- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Alle Mitarbeiter von d-fine werden auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet, auch über das Arbeitsverhältnis hinaus.
Im Folgenden erhalten Sie Hinweise über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess sowie Ihre Rechte.


2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes ist die Konzern-Muttergesellschaft d-fine GmbH, An der Hauptwache 7, D-60313 Frankfurt/Main, Telefon: +49 69 90737-0, E-Mail: infod-fine.de 

 

3. Zwecke; Rechtsgrundlage
Ihre persönlichen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zusenden, werden von d-fine zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung sowie ggf. zur Umsetzung Ihrer Einstellung verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist primär Art. 6 Abs. 1 b) bzw. f) DSGVO.
d-fine behandelt Ihre Daten vertraulich und gewährleistet durch technische und organisatorische Maßnahmen den Schutz der Daten gemäß der Regularien der jeweils anwendbaren Datenschutzgesetze.

 

4. Bereitstellung der Daten; Automatisierte Entscheidungsfindung
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten. Für die Durchführung des Bewerbungs- sowie Einstellungsprozesses ist die Bereitstellung Ihrer Daten jedoch erforderlich, um einen Abgleich mit unseren Stellenanforderungen bzw. eine Teilnehmerauswahl für Veranstaltungen vorzunehmen und notwendige Prozesse zum Eintritt bzw. zur Veranstaltungsorganisation einleiten zu können.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung, bspw. durch automatisierte Auswertung und Abgleich Ihrer Daten, findet nicht statt.

 

5. Empfänger; Weitergabe und Nutzung der personenbezogenen Daten 
Zugriff auf Ihre gespeicherten Daten haben die Mitarbeiter/innen der Personalabteilung von d-fine. Im Rahmen des Personal- bzw. Veranstaltungsauswahlprozesses sowie Projektplanungsprozesses (für Bewerber im Consulting-Bereich) haben außerdem einzelne ausgewählte Mitarbeiter/innen, zuständige Führungskräfte sowie einzelne Geschäftsführer Zugriff auf Ihre Daten. Die Zugriffsrechte auf Ihre Daten werden individuell von der Personalabteilung gesteuert, um diese lediglich dem erforderlichen Personenkreis für die notwendige Dauer zugänglich zu machen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten findet stets in Deutschland sowie in dem jeweiligen Land, für welches die von Ihnen angestrebte Position ausgeschrieben ist, statt. Ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die Verarbeitung der Daten in der Schweiz (d-fine AG) liegt vor.

Die Daten werden über unseren IT-Dienstleister d.vinci HR-Systems GmbH auf Servern in Hamburg (DE) gespeichert.

 

6. Dauer der Speicherung; Löschung
Ihre Daten bleiben nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens sechs Monate lang gespeichert. Nach Ablauf dieser sechs Monate werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. Sofern Sie einen Arbeitsvertrag von d-fine erhalten, bleiben Ihre Daten zwei Jahre im Bewerbungssystem gespeichert, um einen reibungslosen Onboarding- und Einstellungsprozess zu garantieren und Ihre Daten zum Eintritt (auch wenn dieser länger als 6 Monate in der Zukunft liegt) in das Personalsystem von d-fine überführen zu können.

 

7. Gesetzliche Rechte
Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, welche Ihrer personenbezogenen Daten bei uns gespeichert sind. Darüber hinaus können Sie gemäß gesetzlicher Bestimmungen folgende Rechte geltend machen: Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, können Sie uns gegenüber Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.


8. Cookies
Das Bewerbermanagementsystem speichert temporäre Cookies auf Ihrem Rechner, um Ihnen das Navigieren zu erleichtern. Diese ausschließlich temporären Cookies (Session-Cookies) werden automatisch gelöscht, sobald Sie den Browser schließen.

 

9. Career Pool
In einem separaten Formular können Sie der Aufnahme in unseren Career Pool zustimmen. Bei Aufnahme in den Career Pool informieren wir Sie über Veranstaltungen, Stellenangebote sowie weitere Neuigkeiten zu d-fine. Zur Optimierung der Inhalte behalten wir uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO vor, den Erfolg von Newslettern pseudonymisiert auszuwerten, z. B. durch die Messung von Klick- und Öffnungszahlen. Eine direkte Personenbeziehbarkeit wird ausgeschlossen. Die Aufnahme in den Career Pool bedarf Ihrer separaten Zustimmung und kann jederzeit widerrufen werden. Ihren Widerruf richten Sie an careers(at)d-fine.de.

 

10. Digitale Bewerbungsgespräche und digitale Veranstaltungen
Über Microsoft Teams können wir Ihnen eine digitale Teilnahme an Bewerbungsgesprächen und Veranstaltungen („Online-Meetings“) anbieten. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für das Beschäftigungsverhältnis i. S. d. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO erforderlich, aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht dabei an der effektiven, einem persönlichen Format möglichst nahekommenden Durchführung von Online-Meetings sowie darin, sofern zutreffend, Ihrem Wunsch nach einem digitalen Format zu entsprechen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit von persönlichen Bewerbungsgesprächen vor Ort. Die Form des Bewerbungsgesprächs hat dabei keine Auswirkungen auf den Verlauf des Bewerbungsprozesses.

Wir weisen darauf hin, dass die von Ihnen in der Bewerbung angegebene E-Mail-Adresse zum Zwecke des Versands der Zugangsdaten für den virtuellen Meetingraum in Microsoft Teams verwendet wird. Abhängig vom Veranstaltungsformat besteht bei Gruppeneinladungen zudem die Möglichkeit, dass Ihre angegebene E-Mail-Adresse von anderen Teilnehmern derselben Veranstaltung im Empfängerverteiler eingesehen werden kann.

Der Umfang der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams hängt davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Folgende Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein: Angaben zum Benutzer (z. B. Anzeigename), Meeting-Metadaten (z. B. Meeting-ID, IP-Adresse, Datum, Uhrzeit,) sowie Text-, Audio- und Videodaten, die Sie während des Online-Meetings eingeben. Wir weisen darauf hin, dass Sie zur Teilnahme über den Webbrowser alternativ zu Ihrem Namen Ihre Initialen angeben können. Eine Aufzeichnung der Online-Meetings erfolgt nicht. Ergänzend, bzw. abweichend zu Ziffer 5 können wir bei Online-Meetings nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Bitte beachten Sie, dass bei digitalen Bewerbungsgesprächen die Nutzung der Audio- und Videofunktion obligatorisch ist, um ein gegenseitiges Kennenlernen zu ermöglichen, das einem persönlichen Vor-Ort-Interview möglichst nahekommt.

Sie können Microsoft Teams in Abhängigkeit von Ihrem Betriebssystem entweder über einen Webbrowser oder über die Microsoft Teams App nutzen. Sofern Sie die Website von Microsoft Teams aufrufen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Dies ist der Fall sowohl bei der Nutzung von Microsoft Teams über den Webbrowser als auch beim Download der Microsoft Teams App. Die Nutzung von Microsoft Teams unterliegt den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Insoweit erhält der Anbieter von Microsoft Teams durch die Nutzung von Microsoft Teams ggf. Kenntnis von den o. g. Daten. Informationen zu den Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen von Microsoft finden Sie unter den folgenden Links:

Microsoft Nutzungsbedingungen: https://www.microsoft.com/de-de/rechtliche-hinweise/nutzungsbedingungen
Microsoft Teams Datenschutzerklärung: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
Allgemeine Microsoft Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Ergänzende Datenschutzinformationen von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de

 

11. Kontakt
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz bei d-fine haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen und darüber hinaus gehender Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an: d-fine GmbH, An der Hauptwache 7, D-60313 Frankfurt/Main, Telefon: +49 69 90737-555, Fax: +49 69 90737-200, E-Mail: careers(at)d-fine.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutzbeauftragter(at)d-fine.de

 

* In diesem Dokument bezieht sich „d-fine“ auf die d-fine GmbH bzw. ihre verbundenen Unternehmen.